Regolamento Esecutivo


Regolamento

Art. 1 Oggetto

Il presente Regolamento reca le norme di attuazione dello Statuto del “Fondo di Previdenza per il Personale della Cassa di Risparmio di Firenze” ed è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione del Fondo stesso in applicazione di quanto espressamente previsto dallo Statuto medesimo.

Art. 2

Compiti di gestione e di amministrazione Il Fondo, valendosi della propria struttura interna e, ove opportuno, dell’opera di professionisti e/o di società specializzate esterne, provvede a:

  • determinare ed erogare le prestazioni in base a quanto previsto al “Titolo III Prestazioni” dello Statuto e dar corso a ricongiunzioni e riscatti, nonché ad ogni altra occorrenza di segreteria relativa alle prestazioni agli iscritti. Le modalità di espletamento di tale attività sono definite da apposita convenzione da stipularsi tra il Fondo e Banca CR Firenze, dalla quale non può in ogni caso derivare nocumento economico o aggravio alcuno per gli iscritti al Fondo;
  • curare l’ordinaria manutenzione degli immobili urbani, valendosi di imprese specializzate, individuate dalla Commissione di cui al successivo art. 5;
  • liquidare i compensi e le spese dei Sindaci e le spese degli Amministratori;
  • tenere la contabilità generale, compilare i bilanci e i rendiconti e realizzare i bilanci tecnici;
  • individuare la modalità di gestione più efficiente del patrimonio mobiliare, dando corso a tutte le attività operative e di monitoraggio connesse;
  • gestire e amministrare il patrimonio immobiliare di proprietà del Fondo;
  • porre in essere le alienazioni immobiliari;
  • verificare che la gestione si svolga nel rispetto delle regole stabilite dalle disposizioni normative di settore e dall’ordinamento interno nonché in coerenza con gli obiettivi fissati dall’organo di amministrazione. Tali compiti sono affidati a funzioni di controllo interno autonome rispetto alle strutture operative ed agli organi collegiali.

Gare d’appalto, piani di alienazione immobiliari e scelte di entità e/o professionisti saranno improntati a criteri di trasparenza, individuati dal Consiglio di Amministrazione.

Avuto riguardo agli adempimenti contemplati dal comma che precede è assunta a riferimento, per quanto di utilità, la disciplina generale in tema di contabilità riguardante i fondi di previdenza complementare di cui all’art. 3 del d. lgs. 124/1993.

Art. 3 Assistenza legale e patrocinio del Fondo

Per il proprio patrocinio legale, nelle sedi giurisdizionale e amministrativa, il Fondo si avvale di professionisti esterni, secondo le direttive stabilite al riguardo dal Consiglio di Amministrazione. Parimenti si avvale di professionisti e/o di società di consulenza per ogni occorrenza di supporto o assistenza legale stragiudiziale.

Art. 4 Comitato Finanza

Per le incombenze contemplate al “titolo IV Finanziamento e Gestione” del nuovo Statuto, è costituito il Comitato Finanza.

Il Comitato è composto da quattro Consiglieri nominati dal Consiglio di Amministrazione, due scelti fra i rappresentanti della Banca e due scelti fra i membri elettivi. In caso di assenza o impedimento di prevedibile lunga durata di componenti della Commissione, il Consiglio di Amministrazione li sostituisce in via interinale, in base ai criteri di scelta sopra indicati.

Ai lavori del Comitato possono assistere i componenti del Collegio Sindacale, l’Internal Audit, il Presidente, gli altri membri del Consiglio ed il Direttore-Responsabile a cui è data preventiva comunicazione dell’indizione di riunioni. Su specifiche tematiche, la Commissione può richiedere l’intervento del referente interno dell’area Mobiliare o la partecipazione di esterni (gestori e/o società di consulenza). Il Segretario del Fondo assolve alle funzioni di Segretario della Commissione.

Al Comitato sono demandati i seguenti compiti:

  • valutare le proposte formulate dalla Funzione finanza e dall'advisor e attuare le eventuali decisioni a essi assegnate riferendone all'organo di amministrazione, oltre a formulare le raccomandazioni per l'organo di amministrazione;
  • verificare periodicamente la politica di investimento e, se ritenuto necessario, proporre all'organo di amministrazione le modifiche da apportare;
  • valutare l’utilità di affidare a Gestori esterni abilitati e professionali tutto o parte del patrimonio mobiliare, formulando al riguardo specifiche proposte al Consiglio di Amministrazione;
  • predisporre proposte di investimento e di alienazione di valori mobiliari, da sottoporre al Consiglio di Amministrazione per le necessarie deliberazioni;
  • autorizzare, attraverso opportune operazioni di mercato monetario aventi scadenza non superiore a 24 mesi, l’investimento delle disponibilità liquide temporanee, dandone comunicazione al Consiglio di Amministrazione nella prima adunanza; 
  • verificare ex-post l'efficienza e la rispondenza ai limiti d'investimento dei mandati di gestione, riferendo trimestralmente al Consiglio di Amministrazione;
  • analizzare analisi di scenario per prospettare al Consiglio eventuali modifiche ai mandati affidati o da affidare in caso di nuove convenzioni;
  • definire l’asset allocation strategica del patrimonio mobiliare con cadenza almeno triennale per sottoporla all’esame del Consiglio di Amministrazione,avvalendosi della collaborazione dell'advisor mobiliare prescelto.

Al Comitato sono altresì attribuiti poteri di iniziativa autonoma entro i limiti e nel rispetto dei criteri di ordine generale disposti dal Consiglio di Amministrazione, fermo restando l’obbligo di comunicazione alla prima adunanza consiliare utile. Per lo svolgimento dei propri compiti, il Comitato può avvalersi della collaborazione di un referente interno, espressamente dedicato alla parte mobiliare, e/o della consulenza esterna di primari operatori del settore e/o di entità specializzate.

Art. 5 Commissione per il patrimonio immobiliare

Per le attività di carattere ordinario e/o straordinario relative agli immobili di proprietà diretta (alienazioni, scelta delle imprese cui affidare la gestione di impianti, trasformazioni di natura fondiaria, esecuzione di lavori di ordinaria e straordinaria manutenzione degli immobili, fornitura di combustibili, nonché per la concessione delle affittanze), viene costituita un’apposita Commissione per il patrimonio immobiliare.

La Commissione è composta da quattro Consiglieri, nominati dal Consiglio di Amministrazione, due scelti fra i rappresentanti della Banca e due scelti fra i membri elettivi. In caso di assenza o impedimento di prevedibile lunga durata di componenti della Commissione, il Consiglio di Amministrazione li sostituisce in via interinale, in base ai criteri di scelta sopra indicati. Ai lavori della Commissione possono assistere i componenti del Collegio Sindacale, l’Internal Audit, il Presidente, gli altri membri del Consiglio ed il Direttore-Responsabile a cui è data preventiva comunicazione dell’indizione di riunioni. Su specifiche tematiche, la Commissione può richiedere l’intervento del referente interno dell’area Immobiliare o la partecipazione di società e/o professionisti esterni qualificati. Il Segretario del Fondo assolve alle funzioni di Segretario della Commissione.

La Commissione Immobiliare ha il compito di svolgere i seguenti incarichi:

  • formulare proposte in ordine ai criteri di selezione delle imprese cui conferire l’incarico di esecuzione delle opere previste sugli immobili (gestione di impianti, trasformazioni di natura fondiaria, esecuzione di opere relative a lavori di ordinaria e straordinaria manutenzione degli immobili di proprietà, fornitura di combustibili ed eventualmente la gestione degli affitti);
  • definire le modalità di esecuzione dei lavori affidati in economia (piccoli artigiani) ed operare la scelta delle imprese in funzione delle competenze ed autonomie fissate dal Consiglio di Amministrazione;
  • definire i criteri per la determinazione dell’oggetto e delle condizioni degli appalti (anche per quanto attiene alle forniture di materiali e di combustibili) nonché l’indicazione delle altre modalità relative alle gare per l’aggiudicazione dei lavori, forniture e appalti predetti o ai requisiti delle imprese da invitare alle gare;
  • sovraintendere allo svolgimento delle gare, alla determinazione delle relative graduatorie, all’aggiudicazione dei lavori, delle forniture e degli appalti alle imprese vincitrici in funzione delle competenze e delle autonomie fissate dal Consiglio di Amministrazione;
  • stabilire le modalità di manutenzione e/o di conduzione degli impianti di riscaldamento e/o di condizionamento;
  • comunicare al Consiglio di Amministrazione l’esito delle gare, per la ratifica delle avvenute aggiudicazioni;
  • approvare, con cadenza annuale, l’Albo Fornitori predisposto dall’area Manutenzioni;
  • prendere visione delle locazioni ad uso abitativo effettuate nel periodo, deliberare la concessione in locazione a terzi di immobili ad uso abitativo al di fuori della graduatoria disciplinata dai criteri per l’assegnazione degli alloggi (le regole attualmente vigenti sono in fase di revisione e saranno inserite in un apposito articolo del Regolamento)
  • provvedere all’esame e alla formulazione di pareri al Consiglio di Amministrazione in merito alle locazioni ad uso terziario-commerciale il cui canone annuo ecceda le autonomie fissate dal Consiglio di Amministrazione;
  • esaminare con cadenza mensile l’elenco delle unità immobiliari non affittate o di prossima disdetta per valutare l’adozione di specifiche iniziative;
  • esaminare l’elenco delle posizioni morose, col dettaglio delle azioni intraprese;
  • approvare i documenti contabili privi di Buono d’Ordine ed i Buoni d’Ordine entro i limiti di spesa fissati dal Consiglio di Amministrazione ed esaminare, con cadenza mensile, il riepilogo delle spese relative agli immobili (manutenzioni, utenze, spese condominiali e tributi);
  • esaminare di volta in volta i professionisti e/o le società specializzate cui affidare il collaudo di impianti e opere, relativi al patrimonio immobiliare di proprietà del Fondo, da sottoporre per l’approvazione al Consiglio di Amministrazione;
  • esaminare, sulla scorta dei criteri, delle indicazioni e delle procedure deliberate dal CdA, le proposte di alienazione dei cespiti immobiliari detenuti dal Fondo in proprietà diretta. A tal fine, la Commissione cura l’istruttoria delle pratiche sia sotto il profilo della conformità delle proposte ai requisiti richiesti sia in relazione all’acquisizione di ogni informazione ed elemento di valutazione richiesti dal Consiglio di Amministrazione o comunque ritenuti utili;
  • esaminare e valutare eventuali investimenti immobiliari, in base a quanto previsto dall’art. 25 dello Statuto.

Per lo svolgimento dei propri compiti la Commissione potrà avvalersi del parere tecnico-estimativo di società e/o professionisti esterni qualificati (società di consulenza, ingegneri, architetti, geometri).

Art. 6 Criteri di nomina dei componenti delle Commissioni

Nella nomina dei componenti del Comitato - Commissione di cui agli artt. 4 e 5, il Consiglio di Amministrazione opera affinché sia assicurata, salvo indisponibilità individuale o impedimenti oggettivi, la migliore rappresentatività possibile e l’eterogeneità della composizione, nell’interesse di tutti gli iscritti.

Art. 7 Collaudi di impianti e opere

Il Consiglio di Amministrazione designa di volta in volta, con il supporto delle strutture operative del Fondo, i professionisti e/o le entità specializzate cui affidare il collaudo di impianti e opere, relativi al patrimonio immobiliare di proprietà del Fondo.